Dela sidan på sociala medier

Kontaktinformation

Checklista vid leverans till arkivet

Kvalitetskrav

Leveransen måste vara godkänd för att leveransen ska kunna tas emot. Vissa krav måste vara uppfyllda för att leveransen ska bli godkänd och kraven finns beskrivna i Riktlinjer för leveranser.

Leveransframställan

Om en arkivleveransen uppfyller riktlinjerna för leveranser och dess kvalitetskrav ska man fylla i en leveransframställan till Centralarkivet. Det går bra att skicka in den direkt digitalt eller så kan man skriva ut och skicka in den i pappersformat. I leveransframställan fyller man i enligt anvisningarna vad det är som ska levereras, vilket omfång till exempel antal volymer, hyllmeter, MB, vilka format om det är analogt eller digitalt och så vidare. Arkivredovisning och eventuell systemdokumentation till digitala arkiv ska bifogas till leveransframställan. Det är mycket viktig information och leveransframställan ska fyllas i så noggrant som möjligt i den mall för leveransframställan som finns under mallar.

Säkerställa leveransen

Centralarkivet går igenom Leveransframställan och kontaktar ansvarig för leveransen för att komma överens om datum och tid för kontroll av leveransen för att säkerställa leveransens kvalité om det är en analog leverans. Det är viktigt att göra ett besök för att kontrollera att handlingarna som ska levereras är i godkänt skick och uppfyller leveranskraven. Om det är en digital leverans görs en testleverans till e-arkivet för att säkerställa leveranskraven och en metadatabilaga fylls i enligt anvisningar som också finns under mallar.

Datum och tid för leverans

Efter att leveransen godkänts kommer man överens om datum och eventuell tid för leverans. Det kan ta läng tid beroende på hur leveransschemat ser ut för Centralarkivet och för E-arkivcentrum Dalarna om det gäller en digital leverans. I överenskommelsen beskrivs eventuella villkor och kostnader. Om materialet ändå inte är i överenskommet skick eller i enlighet med kraven i gällande föreskrifter tas en tilläggsavgift ut.

Mottagen leverans och leveransreversal/följesedel

När leveransen kommit till Centralarkivet där handlingarna ska förvaras, kontrolleras arkivet igen, och det fastställs att leveransen stämmer med vad man tidigare kommit överens om. Om så är fallet godkänner Centralarkivet leveransen och skickar en påskriven leveransreversal/följesedel till den levererande myndigheten och därmed har Centralarkivet övertagit arkivbeståndet juridiskt och har fullt ansvar för informationen.

Sidan uppdaterad 2022-09-13